Politique de protection des données à caractère personnel

La présente Politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection des données à caractère personnel, ci-après les DACP, et pour la sauvegarde des droits des personnes concernées par les traitements réalisés par Gestineo.

Elle a pour objectif d’informer des modalités de collecte, de traitement et d’utilisation des DACP ainsi que les droits dont vous disposez sur celles-ci dans le cadre de l’utilisation des sites internet et des extranets plateforme en ligne, de la souscription et de la gestion des contrats d’assurance conçus, distribués et/ou gérés par Gestineo.

La Politique est susceptible d’être complétée ou remplacée par tout document contractuel ayant le même objet conclu par Gestineo à l’égard d’une ou plusieurs personnes concernées. Cette dernière peut également être modifiée en fonction des évolutions des sites internet.

Les DACP s’entendent de la définition retenue par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ci-après le RGPD : est une DACP toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, en particulier par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres, ci-après dénommée « personne concernée ».

La Politique s’applique à toutes les DACP traitées par Gestineo, quel que soit leur mode de collecte ou de traitement.

Dans ce contexte, la politique en matière de traitement de données à caractère personnel place au centre de ses engagements les principes suivants :

Une base juridique : la collecte et le traitement des données à caractère personnel sont légitimes et s’appuient sur un fondement juridique déterminé en fonction de l’objectif poursuivi (ou finalité) et du contexte dans lequel s’inscrit le traitement.
La pertinence des données : la collecte et le traitement des données sont adéquats, pertinents et non excessifs au regard des objectifs poursuivis.
La durée de conservation : une durée de conservation de vos données est définie en fonction des objectifs de chaque traitement, et des éventuelles obligations légales s’y rapportant.
La sécurité et la confidentialité : soucieux de protéger et de sécuriser vos données, Gestineo prend toutes les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité de ces données et éviter toute intrusion, perte ou détérioration de celles-ci, ou encore leur communication à des personnes non autorisées. Ces mesures sont déterminées en fonction des risques pesant sur chaque traitement (sensibilité des données, objectif du traitement…).
La transparence : Gestineo fait preuve de transparence en informant les personnes concernées, lors de la collecte de leurs données à caractère personnel, sur la manière dont Gestineo les utilise et de leur partage éventuel avec des tiers.
Le respect de vos droits : respectueux des droits des personnes concernées, Gestineo informe ces dernières de la finalité du traitement qui sera fait de leurs données. Par ailleurs, elles sont informées des modalités d’exercice des droits qui leur sont ouverts au titre de la réglementation en vigueur : un droit d’accès, de rectification, d’effacement de ces données, et d’opposition à leur collecte pour motifs légitimes.

Les DACP sont collectées et traitées par Gestineo en qualité de Responsable de traitement.

Gestineo, Société par actions simplifiée à associé unique, enregistrée au registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole sous le numéro 533 643 698 et immatriculée auprès de l’ORIAS sous le numéro 11 0628 67 – (www.orias.fr), siégeant au 1, avenue François Mitterrand – 59290 Wasquehal – France, procède, dans le cadre de son activité, au traitement de données à caractère personnel, tant pour son compte que pour celui d’autres entités.

Gestineo peut également intervenir en qualité de co-responsable de traitement, de sous-traitant, voire de sous-traitant ultérieur pour le compte d’autres responsables du traitement avec lesquels Gestineo s’est engagé contractuellement.

Personnes concernées par les traitements

Gestineo, en qualité de responsable du traitement ou en qualité de sous-traitant, ultérieur ou non, est susceptible d’effectuer des traitements sur les DACP des catégories de personnes physiques suivantes :

visiteurs et utilisateurs des sites internet et extranet ;
clients potentiels personnes physiques ;
employés et dirigeants des clients potentiels personnes morales ;
clients personnes physiques ;
employés et dirigeants des clients personnes morales ;
ayants-droits personnes physiques des clients personnes physiques ou morales ;
partenaires commerciaux personnes physiques ;
employés et dirigeants des partenaires commerciaux personnes morales ;
fournisseurs et sous-traitants personnes physiques ;
employés et dirigeants des fournisseurs et sous-traitants personnes physiques ;
employés et dirigeants personnes physiques de Gestineo ou de l’une de ses filiales ;
tout tiers identifié au moyen d’un document au format réglementé dont Gestineo est le destinataire ;
les candidats à l’embauche.

Catégories particulières de personnes concernées

Dès lors que le consentement d’un enfant mineur de moins de seize ans est rendu nécessaire pour une finalité en lien avec l’offre directe de services proposés par Gestineo, le consentement de celui-ci sera obtenu auprès de son représentant légal détenteur de l’autorité parentale.

Dans le même sens, Gestineo demandera le consentement du représentant légal du majeur protégé.

Conformément à la réglementation, Gestineo informe les mineurs de plus de quinze ans de leur droit de s’opposer à ce que les titulaires de l’autorité parentale puissent exercer pour leur compte les droits relatifs aux traitements des DACP.

Données à caractère personnel traitées

La liste ci-après détermine les types de DACP des personnes concernées qui peuvent notamment être traitées dans le cadre des activités de Gestineo.

Les DACP sont collectées directement à l’initiative de Gestineo lorsque les données personnelles sont renseignées dans le cadre de formulaires de contact, questionnaires et autre espace laissé à la disposition des personnes concernées dans le cadre de l’utilisation des services du site (recrutement, demande de devis, extranets, etc.) ou dans le cadre d’un formulaire d’adhésion ou de souscription à un de nos services et/ou produits.

Les DACP peuvent également être collectées indirectement dans le cadre de la navigation sur le site (exemple : cookies), ou par d’autres sociétés du Groupe Verspieren, dont fait partie la société Gestineo, ou être transmises par les assureurs, les entreprises clientes ou encore nos partenaires courtiers dans le cadre de l’exécution des contrats d’assurance et pour les besoins de l’utilisation des services des extranets personnalisés ou bien par des cabinets de recrutement dans le cadre d’une procédure de recrutement.

Gestineo s’engage à limiter la collecte de ces données à leur strict nécessaire.

Dans le cadre des collectes, les données suivantes sont traitées :

les données relatives à l’identification des personnes (nom, prénom, adresses, numéro de carte d’identité, numéro de passeport, numéro de téléphone, autres coordonnées comme l’adresse e-mail et le numéro de téléphone) ;
les données relatives à la gestion du contrat (numéro d’identification du client, de l’assuré, du contrat, du dossier sinistre, la durée, les montants, l’autorisation de prélèvement, les données relatives aux moyens de paiement ou relatives aux transactions telles que le
numéro de la transaction, le détail de l’opération relative au produit ou service souscrit, numéro de Sécurité sociale, numéro de permis de conduire) ;
les données relatives à la situation familiale comprenant les éléments relatifs à la situation matrimoniale (mariage, pacs, vie maritale), à la composition du foyer (nombre de personnes composant le foyer, âge), la capacité et le régime de protection (minorité, tutelle, curatelle) ;
les données relatives à la situation économique, patrimoniale et financière (aux revenus du travail, au patrimoine mobilier et immobilier, aux données d’impositions, RIB/IBAN, à la composition du foyer fiscal) ;
les données relatives à la situation professionnelle ;
les données nécessaires à l’appréciation du risque ;
les données relatives à la détermination ou à l’évaluation des préjudices et prestations ;
les données de géolocalisation des personnes ou des biens en relation avec les risques assurés ou les services proposés ;
les données relatives aux habitudes de vie et aux usages des biens en relation avec les risques assurés ou les services proposés ;
les données de connexion et de traçabilité (adresse IP et/ou MAC, des cookies, traceurs, des connexions sur l’espace client) ;
les données d’infractions utilisées dans le cadre de traitements autorisés ;
le cas échéant, les données relatives aux infractions, condamnations pénales et mesures de sûreté des assurés, intéressés ou intervenants à un contrat ;
les données relatives au suivi de la relation commerciale (données relatives à l’organisation de toute opération promotionnelle, aux actions de fidélisation, à la prospection, l’étude, le sondage, aux enquêtes de satisfaction, données relatives aux contributions des personnes, commentaires, motifs de la demande pour une prise de contact, etc.) ;
les données relatives à la sélection de candidats (diplômes, parcours professionnel, emploi recherché, etc.) ;
les données issues de vos interactions avec Gestineo (ex : nos sites internet, conversations téléphoniques, correspondances, demandes d’information et de documents, nos pages sur les réseaux sociaux) ;
les données nécessaires à la lutte contre la fraude à l’assurance, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Gestineo attire l’attention des personnes concernées sur le fait qu’aucun traitement de données relatives aux origines raciales, aux opinions politiques, aux croyances philosophiques, aux appartenances syndicales, aux données génétiques ou concernant l’orientation sexuelle n’est réalisé.

Finalités des traitements et bases juridiques applicables

Gestineo traitera vos données selon les finalités et les bases légales déterminées ci-après :

1 – Le respect des obligations légales et réglementaires auxquelles Gestineo est soumis :

l’exercice du devoir de conseil ;
la prévention de la fraude à l’assurance ;
la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
la lutte contre la fraude fiscale, l’accomplissement des contrôles fiscaux et les obligations de notification ;
la surveillance et le report des risques que Gestineo peut encourir ;
la réponse à des demandes officielles émanant d’une autorité publique ou judiciaire dûment habilitée.

2 – L’exécution d’un contrat avec vous ou pour prendre des mesures, à votre demande, avant de conclure un contrat, notamment :

évaluer les caractéristiques du risque pour déterminer une tarification ;
gérer les réclamations ;
exécuter les garanties du contrat ;
communiquer des informations concernant les contrats auxquels vous êtes partie prenante ;
répondre à vos demandes ;
évaluer si nous pouvons vous proposer un contrat et le cas échéant évaluer à quelles conditions.

3 – La poursuite d’intérêts légitimes pouvant être :

l’analyse de vos habitudes et préférences dans l’utilisation des différents canaux de communication que nous mettons à disposition (mails ou messages, visite de nos sites internet, etc.) ;
la gestion commerciale des clients et prospects, notamment des opérations de communication et de fidélisation de la clientèle, élaboration de votre satisfaction, élaboration de statistiques commerciales ;
les intérêts commerciaux (évaluation de votre satisfaction, prospection commerciale) ;
la mise en place d’actions de prévention ;
la conduite d’activités de recherche et développement, notamment dans l’objectif d’améliorer l’ensemble des produits et services proposés par Gestineo ;
la défense de ses intérêts au plan administratif et judiciaire ;
la poursuite de l’objet social de la société et de ses filiales ;
le recrutement de personnes pour les besoins de son activité.

4 – Le respect de votre choix : Gestineo recueille le consentement pour certains traitements spécifiques. Dans certains cas, Gestineo peut vous demander votre consentement afin de traiter vos données personnelles – notamment si Gestineo réalise des traitements ultérieurs, ou des finalités autres que celles énoncées dans la présente Politique (exemple : gestion des données de navigation).

Durées de conservation

Les données des personnes concernées sont conservées dans le cadre des finalités indiquées précédemment et présentées ci-dessous, en respect des prescriptions légales en vigueur, notamment en matières civile, fiscale, commerciale et pénale.

La conservation des données à des fins probatoires donne lieu à un archivage intermédiaire dont l’accès est strictement limité. A l’issue du délai de prescription correspondant, les données seront détruites ou feront l’objet d’une anonymisation irréversible afin que les personnes concernées ne soient plus identifiables par quelque moyen que ce soit.

Finalité	Données concernées	Durée
Gestion du recrutement	Les données collectées dans le cadre du processus de recrutement	2 ans après le dernier contact
Passation, gestion et exécution des contrats	Les données communiquées lors de la souscription et pendant l’exécution d’un contrat d’assurance	Pendant la durée nécessaire à l’exécution du contrat Archivage à des fins probatoires pour une durée prévue par les dispositions légales applicables en la matière
	RIB des assurés	Durée nécessaire à l’exécution du contrat
	Données de la carte bancaire	15 mois à des fins probatoires en application des dispositions légales applicables
	Le NIR et les données RNIPP	Durée du contrat Archivage à des fins probatoires en application des dispositions légales
	Document comptables et pièces justificatives	10 ans – article L.123-22 du code de Commerce
	Documents sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle des autorités fiscales	6 ans (article L.102 B du Livre des procédures fiscales) dans certains cas 10 ans
	Documents et informations relatifs aux clients et aux opérations faites par ceux-ci dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme	5 ans (article L.561-12 du code monétaire et financier)
	Délai de prescriptions légales en matière de prestations d’assurance :
	Toute prestation	2 ans
	Incapacité / invalidité	5 ans / 10 ans si règlement au Trésor public
	Prestation décès	30 ans
	Répétition de l’indu	5 ans
	Appel de prime ou de cotisation	10 ans
En l’absence de conclusion d’un contrat et dans le cadre des devis et/ou demande de renseignements	Les données de santé	2 ans en archive courante 3 ans en archive intermédiaire à des fins probatoires
	Les autres données telles que les devis / bulletins individuels d’adhésion / notice d’information	1 an en cas d’absence de contractualisation
Gestion des clients	Données collectées dans le cadre des relations commerciales avec Gestineo	3 ans à compter de la fin de la relation commerciale si vous avez souscrit un contrat d’assurance par l’intermédiaire de Gestineo
Gestion des prospects	Données collectées dans le cadre des relations commerciales avec Gestineo	3 ans à compter de leur collecte par Gestineo ou du dernier contact à votre initiative en l’absence de toute souscription de contrat
Traitement des données relatives aux infractions, condamnations ou mesures de sûreté dans le cadre de la souscription des contrats et de la gestion du contentieux	Données relatives aux infractions, condamnations pénales ou mesures de suretés	Durée des relations contractuelles ; Archivage conformément aux durées prévues par les dispositions des articles L.114-1 et suivants du code des Assurances, de l’article L.932-13 du code de la Sécurité sociale et des dispositions du Code civil relatives à la prescription
Gestion des droits	Justificatif d’identité	En cas d’exercice du droit d’accès, de rectification, de portabilité, les données relatives aux pièces d’identité éventuellement collectées peuvent être conservées pendant 1 an En cas d’exercice du droit d’opposition, ces données peuvent être archivées pendant 3 ans à compter de l’exercice du droit d’opposition
Lutte contre la fraude à l’assurance	Données des alertes « non pertinentes » et/ou Données des alertes n’ayant reçu aucune qualification	6 mois à compter de l’émission de l’alerte
	Données des alertes pertinentes	5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude
	Données dans le cadre des procédures judiciaires engagées suite à une alerte	Jusqu’au terme de la procédure judiciaire ; Archivage pour la durée de prescription applicable
	Données reportées dans la liste de fraudeurs présumés	5 ans à compter de la date d’inscription sur cette liste
	Données et documents relatifs à l’identité des assurés habituels ou occasionnels et le cas échéant, des bénéficiaires effectifs	5 ans à compter de la clôture du compte ou de la cessation de la relation
Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme	Documents et informations relatifs aux clients et aux opérations faites par ceux-ci dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (documents consignant les caractéristiques des opérations mentionnées à l’article L 561-10-2 du code monétaire et financier)	5 ans à compter de leur exécution
Cookies traceurs	Le dépôt de cookies sur votre terminal	13 mois à compter du dépôt
Ecoutes et enregistrements téléphoniques	Dispositif d’écoute et/ou d’enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques pour : – former ses salariés (par exemple réutiliser des enregistrements comme support afin d’illustrer son propos lors de formations), – les évaluer, – améliorer la qualité du service (par exemple en étudiant le type de réponse apporté au client), – exercice et gestion des réclamations et des contentieux	6 mois au maximum
Ecoutes et enregistrements téléphoniques	– Des documents d’analyse (comptes rendus ou grilles d’analyse) peuvent être rédigés sur la base des écoutes et enregistrements dès lors qu’ils s’inscrivent dans ces objectifs	Les documents d’analyse peuvent être conservés jusqu’à un an

Destinataires des données

Les DACP sont principalement destinées aux personnels chargés de la passation, la gestion et l’exécution des contrats, aux chargés de la gestion commerciale clients/prospects de Gestineo mais elles sont également susceptibles d’être transmises, pour les besoins de la gestion et de l’exécution de vos contrats d’assurance, aux partenaires assureurs et réassureurs de Gestineo, aux réseaux de soins et de santé de Gestineo, aux organismes sociaux lorsque ces derniers interviennent dans le règlement des sinistres.

Dans le cadre des traitements, Gestineo peut également transmettre les DACP à ses coresponsables de traitement, aux sous-traitants dans le cadre de l’exercice de leurs missions mais également des prestataires de services, mandataires et fournisseurs pour assurer des opérations internes de son activité et du site internet.

Ces destinataires sont tenus de préserver la confidentialité et la sécurité des DACP et de mettre en oeuvre les mesures adéquates.

Gestineo peut également transmettre les DACP si une telle communication est requise par la loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire ou si une telle communication s’avère raisonnablement nécessaire pour respecter les procédures judiciaires, répondre à d’éventuelles réclamations ou protéger la sécurité des DACP et des droits des personnes concernées ou ceux de Gestineo. Si un transfert de données en dehors de l’Espace économique européen (ci-après dénommé « EEE ») doit être opéré, Gestineo s’engage à n’y procéder que dans ces conditions :

l’importateur de données se trouve dans un Etat considéré par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat ;
lorsque le réceptionnaire ne se trouve pas dans un Etat considéré par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat, Gestineo fera en sorte que l’importateur de données soit engagé en vertu des Clauses Contractuelles Types de la
Commission européenne ;
tout sous-traitant ultérieur situé hors EEE devra répondre au moins à l’une des conditions énoncées précédemment.

Droits relatifs aux traitements des données

Conformément à la réglementation, les personnes concernées disposent de certains droits sur les DACP les concernant :

le droit d’accès ;
le droit à la rectification ;
le droit à la limitation ;
le droit de demander la suppression / droit à l’oubli ;
le droit d’opposition concernant un traitement spécifique pour lequel un consentement exprès a été nécessaire ;
le droit à la portabilité des données.

Vous pouvez exercer vos droits, accompagnés d’un justificatif d’identité, soit par l’envoi d’un mail à dpo-gestineo@gestineo.com soit par courrier à :

Gestineo
Délégué à la protection des données
1, avenue François Mitterrand
59290 Wasquehal, France

Gestineo se réserve le droit de demander au demandeur des pièces complémentaires afin notamment de justifier de son identité.

Gestineo informe les personnes concernées qu’en conformité avec les règles d’ordre public en vigueur, certaines données ou certaines finalités ne pourront faire l’objet d’une réponse favorable aux demandes : lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, fiscalité…

Si vous estimez ne pas avoir pu exercer vos droits conformément au RGPD ou à toute disposition légale en vigueur en matière de protection des données, vous pouvez formuler une réclamation auprès de la CNIL : Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.

Sécurité des traitements

Gestineo reconnait pleinement sa qualité de responsable du traitement et s’attache à garantir une sécurité des traitements opérés sur les DACP afin d’éviter toute violation de celles-ci. Constitue une violation des DACP au sens du RGPD une violation de sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou non autorisée de DACP transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

A cette fin, Gestineo prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par les traitements mis en oeuvre.

Dans ce cadre, Gestineo s’engage à assurer la sécurité, la disponibilité, l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des DACP. Gestineo garantit notamment que ses collaborateurs et ceux de ses importateurs de données sont soumis à une stricte obligation de confidentialité.

Malgré tout le soin apporté, Gestineo ne peut garantir la sécurité absolue de la protection mise en oeuvre en raison de l’évolution des techniques d’intrusion et des risques inévitables pouvant survenir lors de la transmission de DACP.

Gestineo a défini et mis en place un dispositif de détection des intrusions et une procédure de gestion des incidents.

Gestineo attire l’attention des utilisateurs de ses services en ligne quant à leur implication dans la protection de leurs propres données. Gestineo invite les personnes concernées à veiller à la confidentialité de leurs moyens d’accès aux services en ligne et à leur contenu.

En cas de suspicion de risque, de perte de vos identifiants, ou de tout autre événement pouvant entrainer des risques pour les sites et les DACP, Gestineo invite les personnes concernées à contacter sans tarder Gestineo.

Utilisation des cookies

Les visiteurs et utilisateurs des sites internet de Gestineo peuvent se référer aux mentions légales de ses sites afin de prendre connaissance des conditions d’utilisation des cookies par Gestineo.

Délégué à la protection des données / data protection officer

Du fait de la nature, de la portée et des finalités des opérations de traitement par Gestineo, un délégué à la protection des données a été désigné.

Vous pouvez adresser un courrier électronique au délégué à la protection des données pour toute question concernant la présente Politique ou pour toute demande concernant vos DACP et l’exercice de vos droits y afférent.

Contact : dpo-gestineo@gestineo.com

Adresse postale :
Gestineo
Délégué à la protection des données
1, avenue François Mitterrand
59290 Wasquehal, France

Evolution et modifications de la politique de protection des données à caractère personnel

La présente Politique peut évoluer à tout moment avec entrée en vigueur immédiate. Afin de vous en tenir informés, nous indiquons la date de sa dernière mise à jour.

La dernière mise à jour de la présente Politique a été effectuée le : 16/07/2019

Glossaire

« Politique de protection des Données Personnelles » et « Politique » : désignent la présente Politique décrivant les mesures prises pour le traitement, l’exploitation et la gestion des données à caractère personnel et des droits en tant que personne concernée par le traitement.

« Données à caractère Personnel » et « DACP » : désignent toute information se rapportant à la personne concernée permettant de l’identifier directement ou indirectement.

« Traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées aux données à caractère personnel.

« Responsable du traitement » : désigne l’entité qui réalise le traitement des données à caractère personnel.

« Sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

« Personne concernée » : désigne la personne physique pour laquelle les données à caractère personnel sont utilisées quelles que soient les finalités.

« Consentement de la personne concernée » : désigne toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

« Finalité du traitement » : désigne l’objectif, le but principal d’une application informatique de données personnelles. L’utilisation et le traitement de données personnelles doivent s’inscrire dans un but précis. Exemples de finalité : gestion des recrutements, gestion des clients, enquête de satisfaction, surveillance des locaux, etc.

« Violation de données à caractère personnel » : désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés aux données personnelles.

« Destinataire » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication des données à caractère personnel.